تجهيز الأساس — الأشخاص والصلاحيات والهيكل والنظام نفسه

1) أدخل الاسم النظامي بالعربية والإنجليزية — كلاهما مستخدم، فاملأهما معًا.
2) أضف السجل التجاري والرقم الضريبي: يُطبعان على الفواتير وهما ما ترسله إضافة الفوترة الإلكترونية.
3) حدّد عنوان المركز الرئيسي والهاتف والبريد.

1) ارفع الشعار الخاص بالشريط الجانبي وشاشة الدخول والمستندات المطبوعة.
2) في نظام الألوان، حدّد لونك الأساسي مرة واحدة.

تأتي الدول محمّلة مسبقًا. أضف المحافظات والمدن التي تعمل فيها فعلًا — فكل حقل عنوان في النظام (العملاء والموردون والفروع والموظفون) يختار من هذه القوائم، فالمدينة غير المدرجة لا يمكن اختيارها لاحقًا.

لكل قائمة استيراد وتصدير. نزّل القالب واملأه في جدول بيانات ثم ارفعه — أسرع كثيرًا من كتابة عشرات المدن واحدة تلو الأخرى.

1) أنشئ فرعًا واحدًا لكل موقع حقيقي — متجر، أو موقع مستودع، أو مكتب إقليمي.
2) أعطِ كلًا منها اسمًا باللغتين وعنوانًا.
3) إن كنت ستستخدم الحضور، ضع دبوس الخريطة وحدّد النطاق المسموح: عندها لا يمكن للموظفين تسجيل الحضور إلا من داخله.

راجعها في ضوء طريقة عمل منشأتك فعليًا، ثم انسخ وعدّل بدل البدء من الفراغ.

1) سمِّ الدور باللغتين.
2) وسّع مجموعة وحدة وحدّد ما يُسمح للدور بفعله. تنقسم كل مجموعة إلى عمليات (العمل اليومي) وإعدادات (التهيئة)، فيمكنك منح العمل دون منح التهيئة.
3) استخدم «تحديد الكل» لمجموعة حين يملك الدور ذلك المجال كاملًا فعلًا، والعدّاد بجانب كل مجموعة للتأكد من أنك منحت ما قصدت.

1) أدخل الاسم والبريد والجوال.
2) اربط الدور — وهذا هو قرار الصلاحيات كله.
3) حدّد فرعه، وفعّل الحساب.

نزّل القالب، واملأ صفًا لكل شخص، ثم ارفع الملف. ويعرض سجل الاستيراد أي الصفوف نجحت بالضبط وسبب فشل أي منها.

حين يغادر أحدهم، اجعل الحساب غير مفعّل. فلا يستطيع تسجيل الدخول بعدها، ويحتفظ كل مستند أنشأه باسمه عليه.

لكل مجال، اختر مدى اتساع رؤية الدور: سجلاته وحده، أو فرعه، أو كل شيء. فمدير الفرع عادةً «الفرع»؛ والمراقب المالي للمجموعة «الكل».

سمِّ بالضبط الفروع أو المستودعات أو الصناديق أو الحسابات البنكية التي يجوز لمستخدم واحد التعامل معها. اتركه فارغًا فيقرر نطاق الدور؛ واملأه فيكون هو الفاصل.

كل جلسة مسجَّلة الدخول في النظام: من، وأي جهاز ومتصفح، وأي عنوان IP، ومتى كان آخر نشاط.

إنهاء أي جلسة لا تعرفها. فيُسجَّل خروج المستخدم فورًا، ويُبطل «تذكّرني» أيضًا — فلا يستطيع الجهاز إعادة تسجيل دخوله بصمت.

المحاولات الناجحة والفاشلة معًا، بالوقت وعنوان IP والجهاز. والمحاولات الفاشلة المتكررة على حساب واحد، أو نجاح من دولة غير متوقعة، هما النمطان الجديران بالتحرك.

يمكن لأي شخص رؤية جلساته وتسجيل الخروج من كل مكان آخر — بتأكيد كلمة مروره. تركت حاسوبًا مسجَّل الدخول في المنزل؟ نقرتان.

اضبط البريد على الأقل. وأضف الرسائل النصية أو واتساب إن كنت ستُشعِر أشخاصًا لا يلازمون بريدهم — موظفي الميدان والعملاء والسائقين.

لكل نوع إشعار: فعّله أو أوقفه، واختر القنوات، وحدّد المستقبلين — أشخاصًا بأعيانهم، أو أدوارًا كاملة، أو إدارات كاملة.

خاطب الأدوار لا الأشخاص. فـ«مدير المستودع» يبقى رغم تغيّر الشخص؛ أما تسمية مستقبل بعينه فتعني توقف التنبيهات يوم رحيله.

أعد كتابة عنوان أي إشعار ونصه بالعربية والإنجليزية. مفيد حين يكون النص الافتراضي صحيحًا تقنيًا لكنه لا يشبه لغة منشأتك.

كل صورة وفيديو ومستند في النظام، مع ما هو مرفق به. ابحث، ورشّح حسب النوع، واحذف ما لم يعد مطلوبًا.

أبقِ الملفات على الخادم، أو وجّه التخزين إلى تخزين سحابي. وحدّد الحجم الأقصى للرفع وأنواع الملفات المقبولة.

أنشئ رابط مشاركة. فيستطيع أي شخص لديه الرابط عرض ذلك الملف وحده دون حساب — ويمكنك إبطاله لاحقًا.

من أنشأ أو عدّل أو حذف ماذا، ومتى، ومن أي عنوان — مع القيم قبل التغيير وبعده لكل حقل تغيّر. رشّح حسب الشخص أو نوع السجل أو التاريخ.

انشر إعلانًا للجميع، أو لأدوار بعينها، أو لفروع بعينها — عطلة، أو تغيير سياسة، أو توقف مخطط له.

ابحث عن أي تسمية وتجاوزها. فإن كانت منشأتك تقول «عميل» بدل «زبون»، أو تستخدم مصطلحًا عربيًا بعينه، غيّره مرة واحدة فيتغير في كل مكان.

خذ نسخة احتياطية عند الطلب — دائمًا قبل أي تغيير كبير — ونزّلها. وتُعرض النسخ السابقة بتاريخها وحجمها.

صفحة واحدة تغطي التطبيق ووضع الأمان وPHP والامتدادات ونظام الملفات وقاعدة البيانات والطابور والمجدول والتخزين المؤقت والسجلات — كل فحص أخضر أو برتقالي أو أحمر مع ما ينبغي فعله حياله.

اطّلع على المثبَّت وما يستحقه ترخيصك، وفعّل وحدة أو أوقفها، وطبّق تحديثًا متاحًا.

كل مهمة متكررة — التذكيرات والملخصات والاستيراد والتنظيف — بتكرارها وموعد آخر تشغيل لها. والمهمة التي لم تعمل قط هي السبب المعتاد لتوقف بريد ليلي عن الوصول.